Recomendaciones para proyectos de digitalización

En el año 2015, el Archivo General de la Nación publicó la obra: Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos.

En 6 capítulos nos orientan de cómo crear un programa para digitalizar de forma parcial o total, el acervo histórico en papel que tenemos en resguardo y el uso productivo que le podemos dar.

Si sientes que te falta algo al momento de desarrollar un programa de digitalización de documentos, el Archivo General de la Nación pone a tu disposición la siguiente obra que se divide en 6 temas:

1. Introducción y alcance

Menciona la importancia de la gestión activa para asegurar la continua integridad y accesibilidad del contenido de cualquier archivo, evitando la obsolescencia.

Es importante definir los objetivos y el uso al que estarán destinadas toda la información que se encontrará de forma digital.

2. Gestión documental

La administración de documentos consiste en agruparlos de acuerdo con el fondo, la sección, la serie y la subserie a la que pertenecen, según ha sido definido en el cuadro de clasificación archivística. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, pues cada uno se refiere al cumplimiento de funciones específicas, manteniendo agrupados todos los documentos en el orden en que se han producido.

3. Selección de documentos

Seleccionar los materiales a digitalizar es el primer paso para crear un archivo de este tipo; esto es, identificar los acervos o colecciones que son apropiados para digitalizar, con lo que se puede hacer una evaluación del valor potencial del recurso en relación con las necesidades del usuario, lo cual es crítico para definir la factibilidad del proyecto.

En esta etapa se puede tomar la decisión de hacer la digitalización de una colección completa o de excluir algunos materiales.

4. Implementación del proyecto

Con los objetivos del proyecto de digitalización y la selección del material, se establecerá el alcance del mismo. Las especificaciones y costos del proyecto se definirán con precisión, incluyendo cada una de las etapas del proceso. Es preciso prevenir la adición de tareas extras o materiales no presupuestados en un inicio.

5. Requerimientos técnicos y de implementación

Las decisiones de calidad y resolución de las imágenes deben estar basadas en las necesidades de los usuarios, en el uso que se les va a dar a éstas y en la naturaleza de los materiales que se van a digitalizar (dimensiones, color, rango tonal, formato, tipo de material, etcétera). La calidad y condición del documento original van a determinar directamente la resolución en la cual se va a digitalizar, así como la calidad de la imagen digital.

En este sentido, lo primero que debemos preguntarnos es “¿qué nos interesa?”.

6. Preservación digital

Cuando se elabora un proyecto de digitalización con fines de preservación, es necesario definir una estrategia y políticas específicas para la preservación digital.

Ambas son esenciales para asegurar que existen medios confiables y verificables que permitan preservar la integridad de los archivos digitales.